Формирование дел

 Формирование дел

Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Группировка дел

Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на исполненных документах В дело №_____ и в строгом соответствии документов заголовку дела по номенклатуре. При этом проверяется правильность оформления документов, т. е. наличие на них подписей, даты, индекса, отметки об исполнении, и других необходимых реквизитов документов.

При формировании дел требуется строго соблюдать состав документов, которые должны помещаться в деле. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, рабочих вариантов (проектов) документов, размноженных копий, неисполненных документов, не допускается. Документы постоянного и временных сроков хранения следует группировать в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчеты, приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют различные сроки хранения.

В деле группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов (3040 мм толщины). При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением следующего. В дело следует включать по одному экземпляру каждого документа.

Расположение документов в деле

Документы в деле могут располагаться в порядке рассмотрения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и др. Принципы группировки документов могут комбинироваться и варьироваться.

Преимущественно используется вопросно-логический принцип, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (документ-запрос), за ним документ-ответ. Такая систематизация совпадает, как правило, с хронологическим расположением документов (по датам их поступления, исполнения, подписания, утверждения). В делах постоянного хранения документы формируются в прямом хронологическом порядке (с января по декабрь).

При алфавитной систематизации документы группируются исходя из их содержания по алфавиту фамилий, названия корреспондентов и др.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируются и формируются в деле раздельно. Приказы по личному составу, в свою очередь, делятся на две группы:

приказы о приеме, переводе, увольнении, заграничных командировках;

приказы о предоставлении отпусков, поощрении, премировании, взысканиях, командировках.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам и группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых протокол готовился (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов (в последовательности решения вопросов).

Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов к ним. Планы и отчеты к ним хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, отчет за 2000 год, составленный в 2001 году, или план на 2000 год, составленный в 1999 году, должны быть отнесены к 2000 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия: отчеты о выполнении таких планов относятся к последнему году действия плана.

Документы в личных делах располагаются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле; заявления о приеме на работу; направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о местожительстве, медицинских справок о состоянии здоровья, других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменений фамилий и личное дело не подшиваются к личному листку по учету кадров.

Переписка группируется в дела за период календарного года в порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

В начале года на каждое дело, предусмотренное номенклатурой, заводится отдельная папка, на обложку которой переносится индекс дела, заголовок, наименование организации, срок хранения.

Форма обложки дела постоянного

и временного (свыше 10 лет) хранения

_______________________________________________________

(наименование вышестоящей организации, организации

и структурного подразделения)

Дело №5____________________ Том _______________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

(Заголовок дела)

Ф.__________________ .________________________

дата (крайние даты)

Оп. .________________ На ______________ листах

Д.__________________ Хранить_________________

Регистрация документов

Регистрация документов фиксация факта создания или поступления в ОО документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в журналах регистрации. Документы в организациях регистрируются только один раз.

Регистрация входящих документов

Входящие документы регистрируются в журнале регистрации входящих документов в день поступления. Нумерация на входящие документы ведется в пределах календарного года. В правом нижнем углу каждого поступившего документа проставляется регистрационный штамп.

Форма регистрационного штампа

Наименование организации

Дата

Индекс

Высота 16 мм, ширина 41,6 мм.

Индекс входящего документа состоит из его порядкового регистрационного номера.

Журнал

регистрации входящих документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6

Графа Дата поступления и индекс документа

В этой графе отмечается дата поступления документа и порядковый регистрационный индекс, который ему присваивается в организации, в которую он поступил.

Графа Корреспондент

В графе Корреспондент пишется название организации, откуда поступил документ.

Графа Дата и индекс поступившего документа

В этой графе проставляется дата (арабскими цифрами) и индекс документа, присвоенные документу организацией-автором.

Графа Краткое содержание

В графе Краткое содержание указывается заголовок, сформулированный на документе.

Графа Резолюция

В графе Резолюция переписывается резолюция руководителя, указывается ее автор и дата.

Графа Отметка об исполнении документа

Записи в графе Отметка об исполнении документа должны отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если не требуется составления письменного ответа, делается краткая запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.

Регистрация исходящих и внутренних документов

Исходящие и внутренние документы регистрируются в день их подписания. Нумерация на исходящие и внутренние документы ведется в пределах календарного года.

Инициативному исходящему документу присваивается регистрационный индекс. Индекс этого документа содержит индекс дела, где будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, составившем документ), и через дробь порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в момент регистрации документа).

Например: 01-12/1220, где 01-12 номер дела по номенклатуре, 1220 порядковый регистрационный исходящий номер. На исходящем документе-ответе делается ссылка на исходящий номер документа-запроса. При регистрации нескольких экземпляров одного документа всем экземплярам присваивается единый индекс независимо от времени рассылки.

Журнал

регистрации исходящих и внутренних документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание документа	Отметка об исполнении документа
1	2	3	4

Графа Дата и индекс документа

В этой графе отмечается дата создания исходящего или внутреннего документа и индекс, который ему присваивается в соответствии с номенклатурой дел. Индекс инициативного исходящего документа содержит индекс дела, где будет храниться копия отправляемого документа, и через дробь порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в момент регистрации документа), например, 0114/425. На исходящем документе-ответе делается ссылка на исходящий номер документа-запроса.

Графа Корреспондент

В графе Корреспондент пишется название организации, которой направляется документ.

Графа Краткое содержание

В графе Краткое содержание указывается заголовок документа.

Графа Отметка об исполнении документа

Записи в графе Отметка об исполнении документа должны отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если не требуется составление письменного ответа, делается краткая запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.

Регистрация документов по основной деятельности и по личному составу

Распорядительные документы по основной деятельности и по личному составу регистрируются после их подписания, как и другие внутренние документы. Но их учет производится в отдельных журналах. Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения), протокола, акта является его порядковый номер в пределах года. Так, приказы регистрируются отдельно от распоряжений, приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу и т. д.

Индексация документов цифровая; приказы по личному составу имеют смешанный индекс (цифровой и буквенный) с добавлением к номеру регистрации буквы К (кадровый).

Порядок разработки бланков

Каждое ОО обязано разработать и применять 2 основных вида бланков: бланк для письма и общий бланк для остальных видов организационно-распорядительной документации. На основе общего бланка изготавливаются бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, протоколов, актов и др.) либо наименование видов документов печатается в общий бланк машинописным способом.

Применение бланка того или иного формата в каждом конкретном случае определяется объемом текста подготавливаемого документа. Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4.

Формат А5 используется для бланков документов, имеющих 57 строк текста: письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т. д.

Бланки документов должны иметь поля:

левое 30 мм,

правое не менее 8 мм,

верхнее и нижнее не менее 20 мм.

Нанесение полей на бланке необязательно. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и отметки для пробивки отверстий дыроколом.

Разработку бланков следует начинать с определения перечня реквизитов, которые должны быть на нем размещены. Разработку перечня реквизитов необходимо проводить отдельно по каждому виду документов. Использование эмблемы вместо названия организации запрещено. Изображение эмблемы помещается на верхнем поле распорядительных документов и письма.

Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка. Бланки, как правило, имеют угловое расположение постоянных реквизитов документов или угловой штамп; допускается их продольное расположение, если реквизиты содержат большое количество печатных знаков, невмещаемых в угловой штамп.

Бланки для писем

Реквизитами письма являются: наименование организации автора документа, почтовый адрес, контактные телефоны, номер счета в банке, дата и регистрационный индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и номер его служебного телефона.

Бланки писем могут оформляться как на одном языке (белорусском или русском), так и на двух языках (белорусском и русском, белорусском и английском и т. д.). При изготовлении бланков писем на одном языке может использоваться угловое расположение реквизитов или продольное расположение (при наличии большого количества печатных знаков). При изготовлении бланков писем на двух языках с угловым расположением реквизитов сначала помещаются реквизиты на белорусском языке, а ниже на другом языке, на бланках же с продольным расположением реквизитов слева печатают реквизиты на белорусском языке, справа на другом языке.

Макет бланка письма

с угловым расположением реквизитов

Эмблема

Наименование вышестоящей организации Адресат Наименование организации Наименование структурного подразделения Почтовый адрес Коммуникационные данные Коммерческие данные Дата____________ № ________ На № _______ от ________

Макет бланка письма на двух языках

с продольным расположением реквизитов

Эмблема

Назва вышэйстаячай арганізацыі Назва арганізацыі Назва структурнага падраздзялення Паштовы адрас Камунікацыйныя даныя Камерцыйныя даныя Дата____________ № ________ На № _______ от ________

Наименование вышестоящей организации Адресат Наименование организации Наименование структурного подразделения Почтовый адрес Коммуникационные данные Коммерческие данные

Реквизиты письма, их расположение

Бланк общественного объединения Заголовок Текст Приложение: Наименование должности                        Подпись

Адресат Резолюция Расшифровка подписи

Фамилия исполнителя, телефон

Отметка о поступлении

Отметка об исполнении

и направлении в дело

 

Пример письма на бланке с продольным

расположением реквизитов на двух языках

Беларуская рэспубліканская грамадская арганізацыя Абяднаны шлях вул.Уральская, 3-30 220037, г. Мінск, Беларусь Тэл./факс: (017) 2303276, 2308054 Эл. пошта: Р/р ХХХХХХХХХХХХХ у ГФ АТ Пріорбанк

Belarusian National Nongovernmental Organisation United Way 3 Uralskaya Str., Ste. 30 220037, Minsk, Belarus Tel./fax: (017) 2303276, 2308054 E-mail: Account # XXXXXXXXXXXXX At Main Branch Priorbank

_______________________________________________________

15.08.2001 № 0108/132 На № 0107/102 от 14.08.2001 О подписке на информационный бюллетень Абяднаны шлях

Председателю OO Семья и будущее Иванову П. Т. ул. Семашки, 231, г. Гродно, 230023

Бранчуку А. М. Прошу сообщить координатору программ Подпись Иванова 17.08.2001

Уважаемый Петр Тимофеевич!

БРОО Объединенный путь благодарит Вас за проявленный интерес к деятельности нашей организации.

Сообщаем, что с августа 2001 года Ваша организация будет получать информационный бюллетень Абяднаны шлях. Надеемся, что Вы найдете в нем много интересной и полезной информации.

Исполнительный директор

БРОО Объединенный путь Шибицкая А. Р. Шибицкая

Чирко 230 80 54

ОО Ассоциация Семья и будущее 17.08.2001 г. № 106

В дело 0107

17.08.2001 сообщено координатору

информационных программ

Подпись Бранчука

17.08.2001