Организация и ведение делопроизводства в ОО

Организация и ведение делопроизводства в ОО⁸

Делопроизводство в ОО, как и ином юридическом лице, организуется и ведется в соответствии с требованиями законодательства. За нарушение требований законодательства о делопроизводстве должностные лица объединения несут ответственность, предусмотренную статьями 89.1, 89.2, 89.3, 167.7 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (максимальное наказание штраф в размере 20 минимальных заработных плат)⁹.

Основными нормативными правовыми актами, регулирующими данную сферу отношений, являются:

1. Закон Республики Беларусь О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь¹⁰;

2. Закон Республики Беларусь Об обращениях граждан¹¹;

3. Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан¹²;

4. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь¹³;

5. СТБ 6.38-95 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов¹⁴.

Необходимо помнить, что документы, образующиеся в деятельности ОО, фиксируют практическую сторону его работы, свидетельствуют о соответствии его деятельности законодательству. Поэтому следует неукоснительно соблюдать установленные правила ведения делопроизводства. Правоустанавливающие и иные документы, печать, штампы ОО должны храниться в условиях, не допускающих их утерю, порчу или кражу, в течение срока, установленного законодательством. Единоличные решения руководителя организации (руководителя организационной структуры) должны оформляться приказами либо распоряжениями, коллегиальные решения органов объединения протоколами либо актами. Для оформления документов следует разработать и утвердить бланки ОО.

Правоустанавливающие и иные документы, печать, штампы, бланки ОО хранятся по месту размещения его юридического адреса. Лицо, ответственное за сохранность документации, назначается приказом руководителя ОО.

Законодательство о делопроизводстве предусматривает следующие требования к организации документооборота:

1. ОО ведут делопроизводство на основании собственных инструкций по делопроизводству, разрабатываемых самостоятельно и не противоречащих законодательству, утверждаемых их руководителями.

2. Ведение делопроизводства возлагается на структурное подразделение организации (канцелярия, общий отдел, секретариат или др.), положение о котором утверждается руководителем организации. При этом ответственность за соблюдение установленных правил и порядка работы с документами несет руководитель структурного подразделения. При отсутствии соответствующего структурного подразделения руководитель организации своим приказом определяет ответственного за ведение делопроизводства.

3. Все категории входящих, исходящих и внутренних документов подлежат регистрации, систематизации и хранению в соответствии с номенклатурой дел, утверждаемой приказом руководителя организации. Для регистрации и контроля исполнения документов используются регистрационно-контрольные карточки. В организациях с документооборотом до 600 документов в год допустима регистрация документов в журналах. Отдельно регистрируются, систематизируются и хранятся входящие документы и ответы на них, инициативные исходящие документы и ответы на них, внутренние нормативно-распорядительные документы, письма и обращения граждан и ответы на них.

4. Входящая корреспонденция регистрируется в день получения и направляется на рассмотрение руководителю организации. При регистрации поступивших документов в правом нижнем углу документа проставляется оттиск регистрационного штампа, содержащий наименование организации, зарегистрировавшей документ, дату поступления и регистрационный индекс (номер) документа. По результатам рассмотрения руководитель налагает резолюцию о характере исполнения документа и исполнителе. Контроль исполнения документов осуществляет лицо, ответственное за делопроизводство. Сроки исполнения устанавливает руководитель организации в соответствии с законодательством. При отсутствии в резолюции указания о сроке исполнения документ исполняется в 10-дневный срок.

5. Исходящая корреспонденция подлежит регистрации после подписания руководителем ОО и отправляется, как правило, в день подписания. Исходящему документу присваивается регистрационный индекс, содержащий номер дела, в котором будет храниться документ (в соответствии с номенклатурой дел), и через дробь порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года. На исходящем документе-ответе делается ссылка на исходящий номер документа-запроса.

6. Внутренние документы, подписываемые руководством ОО, подлежат обязательной регистрации на регистрационно-контрольных карточках или в журнале. Регистрационным индексом приказа, распоряжения, протокола, акта является его порядковый номер, возрастающий в пределах года. Каждый вид документа имеет свою нумерацию и регистрируется отдельно.

7. Письма и обращения граждан подлежат отдельной регистрации, учету и контролю исполнения. В соответствии с Законом Республики Беларусь Об обращениях граждан, обращения граждан, в том числе и устные, подлежат регистрации и обязательному исполнению в месячный срок со дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки не позднее 15 дней со дня поступления. Руководители организаций обязаны также не реже одного раза в месяц проводить личный прием граждан. Личный прием проводится в установленные дни и часы, график приема утверждается руководителем организации и доводится до всеобщего сведения.

Установлены следующие требования к оформлению документов:

1. Документы оформляются на бланках. Бланки ОО должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, установленный СТБ 6.38-95. В частности, бланк организации должен содержать ее полное наименование в соответствии с уставом, код ОКПО, юридический и почтовый адрес, оформленный в соответствии с Почтовыми правилами, коммуникационные данные (телефон, факс, e-mail и др.), номер расчетного счета и наименование банка. Эмблема размещается на бланке только в случае ее государственной регистрации. При создании бланка на нескольких языках все реквизиты дублируются.

2. Документы должны содержать название (приказ, постановление, протокол и др.); заголовок, грамматически согласующийся с названием документа, дату подписания (утверждения, согласования), регистрационный номер, место издания (кроме писем), текст, указания на приложения (при их наличии), подпись, отметку об исполнителе. В письмах название документа не указывается. Дата указывается цифровым способом в следующем порядке: число, месяц, год.

3. Адресуемый документ должен содержать название и почтовый адрес получателя, изложенный в соответствии с Почтовыми правилами. При этом название организации пишут в именительном падеже. При адресовании документа конкретному должностному лицу либо гражданину наименование должности и фамилию получателя пишут в дательном падеже.

4. Печать организации ставится лишь на документах, требующих удостоверения их юридической силы. Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей. Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.

5. Документы следует оформлять, учитывая необходимые минимумы полей. В соответствии с СТБ 6.38-95, бланки документов должны иметь поля: левое 30 мм, правое не менее 8 мм, верхнее и нижнее не менее 20 мм. Текстовые документы, направляемые в регистрирующие органы, оформляются через полтора интервала с использованием компьютерного шрифта Times New Roman с размером кегля 14 пунктов.

---

⁸ См. также главу Организация работы с документами.

⁹ См. также главу Отдельные вопросы административной ответственности должностных лиц общественных объединений.

¹⁰ О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь: Закон Республики Беларусь от 6.10.1994 г. № 3277-XII (в редакции Закона Республики Беларусь от 06.01.1999 № 236-З).

¹¹ Об обращениях граждан: Закон Республики Беларусь от 06.06.1996 г. № 407-XIII.

¹² Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан: постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 01.10.1996 № 643.

¹³ Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь: Утв. приказом председателя Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 № 13.

¹⁴ СТБ 6.38-95 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: утв. Постановлением Белстандарта Республики Беларусь от 20.10.1995 № 11 (изм. от 22.06.1998 № 9).