Описание и оформление реквизитов документов

Описание и оформление реквизитов документов

Изображение эмблемы организации-автора

Изображение эмблемы ОО помещается на верхнем или левом поле бланка. Использование эмблемы вместо наименования ОО запрещено.

Наименование организации автора документа

Наименование организации автора документа указывается в точном соответствии с ее уставом. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием и применяется только в случае, если оно официально зафиксировано в уставе.

Почтовый адрес, коммуникационные и коммерческие данные отправителя

Данный реквизит оформляют в соответствии с Почтовыми правилами, действующими на территории Республики Беларусь. Затем наносят коммуникационные данные (телеграфный адрес, телефакс, телетайп, телекс, номер телефона с включением кода автоматической междугородней связи и т. д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т. д.). На общем бланке на этом месте располагают реквизит Название вида документа.

Название документа

Указание вида документа должно быть на каждом документе, за исключением письма.

Например: протокол, постановление, акт и др. (этот реквизит печатается прописными буквами).

Дата документа

Датой документа является дата его подписания, утверждения или издания (составления).

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также дата, содержащаяся в тексте, должна оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год.

 

Например: дату 09 июля 2001 г. следует оформить 09.07.2001.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 09 июля 2001 г.

 

Индекс документа

Индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и др.).

 

Место составления документа

Место составления или издания документа указывается на общем бланке под реквизитами Дата и Индекс документа. На бланках писем на этом месте располагают реквизит Ссылка на номер и дату входящего документа, который включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

Адресование документа

При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила:

1. Адресат располагается в правом верхнем углу документа.

2. Документы адресуются учреждению, его структурному подразделению или должностному лицу. Наименование учреждения и его структурного подразделения указывается в именительном падеже.

 

Например:

Министерство юстиции Республики Беларусь

или:

Министерство юстиции Республики Беларусь Управление общественных объединений

3. При направлении документа должностному лицу указывается название учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном.

Например:

Министерство юстиции Республики Беларусь Начальнику Управления общественных объединений Сухинину М. М.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата

Например:

Директору Национального архива Республики Беларусь Селеменеву В. Ф.

В состав реквизита адресат может входить почтовый адрес, который в соответствии с Почтовыми правилами пишется вслед за адресатом.

Пример:

Директору Национального архива Республики Беларусь Селеменеву В. Ф. ул. Кирова, 43 220030, г. Минск

Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. Если документ направляется более, чем в четыре адреса, следует составлять список на рассылку, и на каждом экземпляре указывается только один адрес. При указании в адресате почтового адреса он пишется последним в соответствии с правилами, установленными органами связи. Адресование документа частному лицу осуществляется в соответствии с Почтовыми правилами; вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Пример:

Столяровой Н. М. ул. П. Глебки, д.15, кв. 26 223120 п/о Логоза Логойского р-на Минской обл.

Заголовок к тексту документа

Заголовок составляется к любому документу, оформленному на листе формата А4, независимо от его назначения, и располагается в левой стороне листа документа.

Текст заголовка должен кратко и точно отражать содержание документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) О ликвидации организации, положение (о чем?) О Гомельском областном отделении ОО Радуга; Протокол (чего?) заседания Совета директоров.

В конце заголовка точка не ставится.

В больших по объему документах, а также в документах, отражающих несколько вопросов, наряду с заголовком составляются подзаголовки. Их пишут в левой части листа, не прерывая текста.

Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях, телеграммах, текст которых печатается на бланках формата А5.

Заголовок составляется исполнителем документа.

Текст документа

Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке к тексту.

Текст принято начинать с указания причины (основания) для составления документа (вводная часть), затем излагается просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения. Иногда вводная часть может отсутствовать.

Текст сложных по содержанию документов (инструкции, приказы, протоколы и др.) допускается делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Например: в инструкции номер подраздела будет включать номера раздела и подраздела, разделенные точкой (1.1., 1.2., 2.1., 2.2.); номер пункта номера раздела, подраздела и пункта (1.1.1., 1.1.2., 2.1.1., 2.1.2.).

Приложение к документу

При наличии к документу приложений после текста (отдельным реквизитом) помещается отметка о приложении.

Если наименование документа-приложения указывается в тексте документа, то приложение оформляется по следующей форме:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

Приложение:

1. Справка о подготовке детских лечебных учреждений к зимнему сезону на 10 л. в 1 экз.

2. Список детских лечебных учреждений на 20 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложения, отметка о приложении оформляется по следующей форме:

Приложение:

Протокол согласования от 05.05.2000 №75/115 и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Подпись документа

Проект документа представляется на подпись уполномоченному должностному лицу полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка инициалы и фамилия.

Например:

Заместитель директора   Личная подпись  И.О.Фамилия

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается наименование организации.

Например:

Исполнительный директор

БРОО Объединенный путь      Личная подпись      И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Исполнительный директор      Личная подпись       И.О.Фамилия

Главный бухгалтер            Личная подпись       И.О.Фамилия

В документе, подготовленном комиссией, указывают не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии:

Председатель комиссии           Личная подпись        И.О.Фамилия

Члены комиссии                       Личная подпись       И.О.Фамилия

                                                                                      И.О.Фамилия

Отметка об исполнителе (составителе) документа

Отметка об исполнителе (составителе) исходящего документа содержит фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя); отметка позволяет получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если решение вопроса не требует документального закрепления. Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа без знаков препинания.

Например:

Петрова 222 22 22

Примечание: номер телефонов указывается без черточек.

 

Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле первого листа документа, слева. Отметка содержит следующие данные:

1. слова В дело;

2. номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ;

3. дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении;

4. личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя;

5. дату направления документа в дело, подписи исполнителя.

В дело №1-3

Подготовлен ответ

Исх. №1-3/12 от 20.01.1999

Подпись

Дата

Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводятся краткие сведения об исполнении.

Дополнительные грифы в документах

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

Утверждение документа

Утверждение особый способ удостоверения документа. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Утверждаются уставы организаций, положения о структурных подразделениях, коллегиальных органах, отчеты и балансы, структуры и штатные расписания, инструкции и другие документы.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

1. Акты (проверок и ревизий; списание; экспертизы; передачи дел; ликвидации организации и т.д.).

2. Договора (о производстве работ, аренде помещений; о поставках, подрядах, сотрудничестве, материальной ответственности и т. д.).

3. Инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, охране труда, внутреннего трудового распорядка и т. д.).

4. Отчеты (о командировках, о реализации проекта и т. д.).

5. Планы.

6. Устав общественного объединения (положения о структурных подразделениях).

7. Программы (мероприятий; командировок и т. д.).

8. Структура и штатная численность.

9. Формы унифицированных документов.

10. Штатные расписания и изменения к ним.

Утверждение документа производится двумя способами: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом (приказом, указанием). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный документ рекомендуется издавать в тех случаях, когда введение документа требует дополнительных действий и предписаний (например, следует отменить ранее утвержденный документ и т. п.).

Утверждение документа оформляется грифом утверждения, который располагается в правом верхнем углу перед текстом документа. В случае утверждения документа должностным лицом данный гриф состоит из слова утверждаю, наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Председатель правления подпись И.Н.Михайлов 18.07.2001

В случае утверждения документа распорядительным актом, гриф оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО Постановление правления 18.07.2001 № 43

Слова утверждаю и утверждено печатают прописными буквами без кавычек.

Резолюция

Резолюция письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах между адресатом и текстом. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, задание, сроки его исполнения (при необходимости), личная подпись руководителя и дата резолюции.

Задание, содержащееся в резолюции, должно быть конкретно.

Например:

Петрову В. П. Прошу подготовить заключение к 25.09.2001 Подпись 05.09.2001

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций, и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюции на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии на документе места допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций с отметкой на документе о наличии такого листа.

Согласование документа

Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Гриф согласования располагается ниже реквизита Подпись в левом нижнем углу документа. Если грифов согласования несколько, они могут быть оформлены на одном уровне вертикальными рядами. При многочисленных согласованиях оформляется отдельный лист согласования.

Гриф согласования состоит из слова согласовано, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Отказываться от согласования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем ставится отметка:Замечания прилагаются.

Например:

СОГЛАСОВАНО Главный бухгалтер РОО Радуга Подпись         И.О.Фамилия 18.07.2001 Замечания прилагаются

Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания правления РОО Радуга от 18.07.2001 №3

или:

СОГЛАСОВАНО Письмо Министерства юстиции Республики Беларусь 18.07.2001 №02-01/324

Как правило, виза согласования проставляется на первом экземпляре документа. Письма и другие исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в организации. На внутренних документах визы согласования ставят в левом углу последней страницы документа или на обороте.

При размножении документа на множительном аппарате также подписывается только оригинал, а в оттисках подпись воспроизводится автоматически и ни в каком заверении не нуждается, так как автоматически полученная надпись признается на правах подлинника.

Печать на документе

На документах, требующих удостоверения их юридической силы, ставится печать. Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей (например, на подлинниках документов, подтверждающих трудовой стаж, на договорах, актах выполненных работ, др.).

Печати специального назначения, например, Для документов могут ставиться на копиях документов, на размноженных экземплярах распорядительных документов.

Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ. Как правило, документы, оформленные на бланках и подписанные, проставления печати не требуют (за исключением финансовых).

Заверение копии документа

При необходимости могут изготовляться копии документов. На первом листе копии документа ставится отметка Копия в верхнем правом углу.

При заверении копии документа ниже реквизита Подпись проставляют заверительную отметку, в которую входят надпись Верно, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, инициалы, фамилия и дата заверения.

Верно:

Инспектор отдела кадров Подпись      Е. Н. Сидорчик

18.07.2001

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют оттиском печати.

Экземпляры документа, размноженные на множительной аппаратуре, на которых имеется факсимиле подписи подлинного документа, заверению не подлежат.

Экземпляры копий, не воспроизводящие подпись подлинника, удостоверяются печатью.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, проставляется заверительная отметка (должность и дату допускается не указывать), дата и регистрационный индекс документа.

О штатном расписании

В соответствии со ст. 194 Трудового Кодекса Республики Беларусь штатное расписание является локальным нормативным актом. Это обязывает нанимателя ответственно подходить к его составлению и утверждению.

Основными исходными данными для составления штатного расписания являются:

расчет численности работников по утвержденным нанимателем нормам труда;

расчет количества рабочих мест и распределение численности работников по рабочим местам;

определение наименований профессий рабочих и должностей служащих с учетом их расстановки по рабочим местам;

условия оплаты труда работников, установленные нанимателем;

тарификация работ, выполняемых рабочими;

материалы аттестационной и квалификационной комиссий по присвоению специалистам категорий, рабочим соответствующих разрядов, классов квалификации.

Все наименования должностей служащих и профессий рабочих, установленные штатным расписанием, должны соответствовать Общегосударственному классификатору Республики Беларусь Профессии рабочих и должности служащих, утвержденному приказом Белстандарта №2 34 от 30.12.1996 с учетом изменений, внесенных постановлением Министерства труда Республики Беларусь № 97 от 30.06.2000 (Мн., НИИ труда, 2000).

Тарификация работ (рабочих мест), определение наименований профессий рабочих, должностей служащих с учетом выполненной работы, а также присвоение работникам квалификационных разрядов, классов, категорий производятся на основании Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (состоит из более чем 60 выпусков) и квалификационных справочников должностей служащих.

Порядок отнесения выполняемых работ к конкретным тарифным разрядам, установления соответствующих профессий рабочих и должностей служащих, присвоение рабочим и служащим квалификационных разрядов, классов, категорий устанавливается коллективным договором, соглашением или нанимателем.

Штатное расписание утверждается нанимателем и является обязательным нормативным актом для юридических лиц всех организационно-правовых форм. Оно составляется на календарный год и, как правило, отдельно для аппарата управления и для производственного персонала. Желательно штатное расписание составлять в разрезе структурных подразделений (цехов, участков, отделов). По мере необходимости в штатное расписание могут вноситься изменения.

Прием на работу осуществляется на должности, предусмотренные штатным расписанием. Устанавливаемые нанимателем должностные оклады (ставки) работников также должны соответствовать размерам, предусмотренным в штатном расписании.

Утвержденной формы штатного расписания в настоящее время нет. Наиболее оптимальный вариант этой формы следующий:

УТВЕРЖДАЮ штат в количестве ____ единиц с месячным фондом заработной платы __________ тыс. рублей (цифрами и прописью). Руководитель общественного объединения Подпись Расшифровка подписи Дата_____

Штатное расписание

производственного персонала _______________________________

                                                                        (полное наименование организации)

на ________ год Вводится в действие с ____________

Установлена тарифная ставка

первого разряда ________ тыс. рублей

 

№ п/п	Наименование структур- ных подразделений и должностей служащих, профессий рабочих	Квалификационные разряды, классы, категории	Количество штатных единиц	Тарифный коэффициент	Месячные должностные оклады (ставки) в руб.	Доплаты, надбавки к окладам (ставкам) в руб.	Месячный фонд заработной платы в руб. (гр. 6 + гр. 7)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9
	Отдел ххх Начальник отдела х х х _________ Итого по отделу		1	4,26	127800	63400	191200	Надбавка за сложность и напряженность работы приказ от ____ №___
	Всего по штатному расписанию

Подпись лица, ответственного за составление штатного расписания.

С учетом специфики деятельности общественного объединения, предложенный вариант может быть упрощен за счет исключения (в зависимости от конкретной ситуации) граф 3, 5, 7, 8, 9.