5 причин для разработки политики по проведению устойчивых мероприятий

Рэгіён:
04.05.2021
5 причин для разработки политики по проведению устойчивых мероприятий

Подошел к концу образовательный курс «Events for Future»реализованный совместными усилиями Центра экологических решений, Минского международного образовательного центра им. Й. Рау и Дортмундского международного образовательного центра при поддержке Министерства иностранных дел Германии. В скором времени для всех заинтересованных в теме устойчивого развития будет открыт бесплатный доступ к материалам курса. А пока участники курса – представители проектов Программы поддержки Беларуси — получившие в ходе занятий практические знания в сфере устойчивого проведения мероприятий и ивент-менеджмента, разрабатывают и апробируют на практике «Политику устойчивых мероприятий» для своих организаций. Попробуем разобраться, что такое экологическая политика и политика устойчивых мероприятий, и почему ее важно разработать для любой организации, продвигающей ценности устойчивого развития.

Если речь идет о мероприятиях, непосредственно посвященных продвижению Целей устойчивого развития, циркулярной экономике или другим близким темам, использование принципов устойчивости может быть самоцелью. В этом случае у организаторов есть возможность продемонстрировать принципы устойчивого развития на практике.

В случае нетематических мероприятий следование принципам устойчивости поможет организаторам продемонстрировать приверженность мировой передовой практике или же извлечь репутационные выгоды: повышение прозрачности мероприятий, повышение лояльности аудитории, привлечение новых партнеров, отстройка от конкурентов, объединение сотрудников и т.д.

Тематика устойчивого развития (экологические, социальные и экономические аспекты) относится к так называемым кросс-ценностям, следование которым часто является обязательным требованием при установлении партнерских отношений, получении инвестиций и во время некоторых других процессов.

Кроме того, устойчиво организованные мероприятия чаще соответствует идеалам и ценностям участников, что находит эмоциональный отклик. Это значит, что участники будут посещать ваши мероприятия снова и снова, зная, что вам можно доверять как организатору.

Из-за новизны определений и явлений чаще всего можно встретить определение «экологическая политика», которое может быть расширено и до «политики устойчивости» путем включения также экономических и социальных аспектов.

Особенностью экологической политики организаций является то, что она принимается исключительно на добровольной основе: организация берет на себя обязательства сверх основных законодательных требований и налогообложения, она обязуется предпринимать дополнительные усилия по сохранению окружающей среды (в случае с политикой устойчивости – социальные, экономические и экологические аспекты).

Политика не имеет какой-либо единой стандартной формы. Каждая организация разрабатывает ее на свое усмотрение в зависимости от целей и приоритетов, которые она преследует. Это может быть экологическая декларация, публичный документ, содержащий заявления относительно экологических намерений организации, документ, описывающий экологические цели и действия по их достижению, также это может быть документ, регламентирующий цели и методы их достижения по отдельному направлению работы организации. Именно таковой и является политика по устойчивым мероприятиям.

По усмотрению организации корпоративную экологическую политику можно сделать публичной (доступной для клиентов и всех заинтересованных лиц) или же только для внутреннего пользования.

Эксперты сформулировали 5 причин, почему все же стоит разработать и принять на уровне организации политику по проведению устойчивых мероприятий. Уверены, что с принятием своей собственной политики, вы сможете расширить и найти новые причины для этого важного шага.

Причина №1

Оформление и официальное принятие политики по проведению устойчивых мероприятий позволит вам на уровне организации разработать единый и понятный для всех внутренний стандарт, который объединит и зафиксирует все ваши устойчивые практики по проведению мероприятий, кроме того, позволит очертить круг обязательных действий в этой сфере.

Причина №2

Наличие политики по проведению устойчивых мероприятий позволяет вам сделать доступными и понятными практики для всех сотрудников организации, в том числе и тех, кто только присоединился к организации, либо выполняет работу на волонтерских началах. Так весь ваш накопленный опыт фиксируется на бумаге и не имеет шансов быть утерянным, например в случае ухода сотрудника, отвечающего за данную задачу. Кроме того, отпадает потребность в долгом обучении и передаче опыта для новых сотрудников, поскольку все обязательные действия по достижению устойчивости уже описаны в стандарте.

Причина №3

Разработанный стандарт может облегчить работу с провайдером услуг и товаров. В этом случае у вас будет возможность в тендере или запросе коммерческого предложения кратко перенести согласованные со всеми членами организации условия и подходы к устойчивости, и не тратить время на формулировку требований и разъяснений.

Причина №4

Разработка публично доступной политики по проведению устойчивых мероприятий повышает прозрачность и ответственность вашей деятельности для клиентов и целевых групп вашей организации. Кроме того, для многих доноров и партнеров чрезвычайно важно, чтобы организация не просто устно заявляла об устойчивости как внутренней ценности, но и декларировала это официально. Кроме того, оформленная политика по проведению устойчивых мероприятий – это великолепное вдохновение для других организаций последовать вашему примеру и попробовать включить в свои мероприятия аспекты устойчивости.

Причина №5

Наличие политики по проведению устойчивых мероприятий является своего рода внутренним стандартом, который поддерживает и стимулирует в первую очередь вас самих в соблюдении его положений и стремлению к развитию аспектов устойчивости в вашей организации.

Алгоритм разработки политики по устойчивым мероприятиям

Политика по проведению устойчивых мероприятий – звучит весьма устрашающе, не говоря уже о мысли, что ее нужно разработать. На самом деле, это не так сложно на практике, как кажется. Политика довольно просто разрабатывается, и основная прелесть в том, что формат политики, количество и качество действий по устойчивости вы можете регулировать и адаптировать самостоятельно под возможности и потребности организации.

Разработка политики по проведению устойчивых мероприятий – это коллективная работа, которая объединяет усилия и опыт всех сотрудников организации. Однако в этом случае важно назначить кого-то ответственного, кто сможет руководить процессом сбора и обработки информации, соблюдения сроков и этапов планирования, назначения и подготовки общих встреч, составления опросных анкет, составления драфтовой и финальной версии документа. Это может быть сотрудник или сотрудница, наиболее погруженные в тему или наиболее заинтересованные в данном процессе.

Итак, с чего же начать?

Шаг 1

Организовать встречу актива организации и решить для себя необходимость создания политики проведения устойчивых мероприятий. Оценить ее необходимость и востребованность, наличие ресурсов для ее разработки, а главное, будут ли ею пользоваться и исполнять сотрудники вашей организации.

Шаг 2

Определить человека или группу людей, которые будут отвечать за основную разработку политики, создание базовой версии. Подход «все разрабатывают по чуть-чуть» не подходит, поскольку часто завершается безрезультатно. Определив на добровольной основе наиболее заинтересованного сотрудника или сотрудницу, можно передать полномочия по привлечению любой необходимой помощи для разработки политики.

Шаг 3

Четко определите срок разработки политики. Активности, которые не имеют четких временных границ, к сожалению, не могут увенчаться успехом. Обсудите с командой и поставьте себе реалистичные сроки, в которые вы бы хотели разработать политику, пересматривайте их по мере прогресса. Ешьте слона по частям – структурируйте и распределите деятельность по разработке политики на несколько логических этапов и назначьте промежуточные даты исполнения:

  • разработка драфта (чернового варианта) политики;
  • версия политики, доступная для комментирования и обсуждения;
  • финальная версия политики;
  • 100%-готовность политики для принятия на уровне организации и начала работы с ней.

Шаг 4

Собственно разработка политики проведения устойчивых мероприятий.

Шаг 5

Предоставить разработанную политику на оценку и для получения обратной связи тем, с кем вы работаете по роду своей деятельности. Это могут быть ваши партнеры, доноры, активные клиенты или представители целевой группы, дружественные вам поставщики. Также, если есть возможность, то вы можете попросить специализированные организации (экологические и социальные) дать обратную связь. Комментарии относительно разработанной политики помогут сделать ее лучше и дополнить важными и существенными элементами для ваших стейкхолдеров.

Шаг 6

Доработайте политику с учетом обратной связи и комментариев от ваших стейкхолдеров. Подготовьте финальный вариант.

Шаг 7

Этот этап включает официальное принятие политики устойчивого проведения мероприятий на уровне управляющего органа (директорат, правление, попечительский совет и т.д.). Вы можете сделать это в торжественной обстановке либо оформив это обычным внутренним приказом организации. Дату и номер документа вы можете написать внутри документа политики.

Шаг 8

Решите, хотите ли вы сделать политику проведения устойчивых мероприятий публичной. Если да – приложите усилия по распространению этой информации для всех причастных к вашей организации. Это могут быть статья на сайте, серия постов в социальных сетях.

Статья подготовлена на основании материалов учебного курса «Events for Future»

http://ibb-d.by/2021/05/03/5-prichin-dlya-razrabotki-politiki-po-provedeniyu-ustojchivyh-meropriyatij/