ПЕРВОНАЧАЛЬНОЕ ОБРАЩЕНИЕ К ДОНОРУ
Выбрав  несколько  многообещающих  потенциальных  источников финансирования и изучив информацию о них, можно обращаться с предложениями. Важен язык обращения. Фонды, имеющие представительства на Беларуси, обычно принимают обращения и заявки на русском и английском языках. Региональные представительства по странам СНГ тоже принимают заявки и обращения на русском и английском языках вне зависимости от того, где они расположены — в Москве, Киеве, Минске или другом городе. Представительства в Европе и Северной Америке принимают заявки только на английском.
Выясните, есть ли крайний срок подачи заявки, а также форма заявки и  как нужно ее подавать (по электронной почте, по обычной почте или принести в представительство лично и т.д.).
В документах фонда обычно указывается наиболее приемлемая форма обращения. Некоторые фонды сразу требуют полную заявку по заданной форме или же просят прислать предварительную (краткую) заявку. Другие предпочитают предварительно встретиться с потенциальным заявителем или побеседовать по телефону. Третьи в начале рассматривают письмо-запрос (letter of inquiry) с кратким изложением проекта и описанием заявителя. Если из имеющихся материалов о фонде не ясно, как обращаться, можно предпринять следующее:
— позвонить в фонд и объяснить суть проекта;
— подготовить и провести встречу с представителями фонда;
— направить в фонд письмо-запрос с кратким описанием организации и проекта.
Письмо-запрос — наиболее распространенная и надежная форма обращения. С одной стороны, оно побуждает кратко сформулировать суть проекта, с другой, — им будет заложена основа для конструктивного диалога лично или по телефону. Письмо-запрос кроме руководителя проекта подписывает   руководитель организации-заявителя, что подтверждает официальную поддержку проекта.
Письмо-запрос должно
? быть кратким (оптимальный объем 1-3 страницы);
? объяснять причины обращения именно в этот фонд (здесь используйте знания о фонде);
? четко и кратко, желательно одной фразой, обосновывать необходимость данного проекта;
? содержать информацию о задачах, результатах, методах и стоимости проекта;
? показывать направление деятельности Вашей организации, достижения и квалификацию ее членов, почему именно она способна реализовать предлагаемый проект;
? давать понять, что Вы ожидаете от рассмотрения запроса.
После ознакомления с письмом-запросом фонд может предложить встречу, попросить прислать полную заявку на финансирование либо пришлет Вам вежливый отказ. Если правила фонда не запрещают, результаты запроса можно узнать, позвонив в фонд или (и) посетив его через некоторое время (от недели до месяца) после получения письма-запроса.
В случае положительного ответа на запрос пора приступать к оформлению пакета документов на финансирование проекта и подавать его в фонд.