|
Подготовка дел к последующему хранению
Документы ОО, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем хранятся постоянно или временно. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей экспертной комиссией, назначаемой приказом руководителя. Состав экспертной комиссии (ЭК) — 3–5 человек. В состав ЭК можно включать представителей государственных архивов, членов ОО. ЭК рассматривает и согласовывает номенклатуру дел, описи дел, акты на уничтожение. Заседания ЭК протоколируются и проводятся 1–2 раза в год. Документы, срок хранения которых истек, включаются в акт о выделении документов к уничтожению.
Форма акта о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению
|
Наименование
организации
|
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка подписи
Дата
|
АКТ
___________ № _________
_______________________
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании: __________________________________________
(название и входные данные перечня документов
_______________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела:
|
№ п/п
|
Заголовок дела или групповой заголовок дел
|
Дата дела или крайние даты дел
|
Номера описей (номенклатур)
за годы
|
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи
|
Кол-во дел (томов, частей)
|
Срок хранения дела (тома, части)
и номера статей по перечню
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
| |
|
|
|
|
|
|
Итого ___________________ дел за _______________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за __________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК)
__________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
Протокол _______________№ _______________
Наименование должности Подпись Расшифровка
лица, проводившего экспертизу подписи
ценности документов
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Наименование организации
___________ № __________
Председатель ЦЭК (ЭК) Подпись
Документы в количестве ______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом ______ кг сданы в __________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемно-сдаточной накладной от ___________
№ _________________
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника организации, подписи
сдавшего документы
Уничтожение документов без составления описей является незаконным. На дела постоянного хранения и по личному составу одновременно с актом составляются описи.
Оформление дел для последующего хранения включает в себя комплекс работ по оформлению обложки дела, брошюровке, нумерации листов и составлении заверительной надписи. Таким образом оформляются дела постоянного хранения и по личному составу (сроком хранения 75 лет).
Форма обложки дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения
______________________ _________________________
______________________ _________________________
______________________ _________________________
_______________________________________________________
(наименование вышестоящей организации, организации
и структурного подразделения)
Дело №7 _________________ Том ____________________
_________________________________________________
_________________________________________________
_________________________________________________
_________________________________________________
(Заголовок дела)
Ф. __________________ __________________________
Оп. _________________ дата (крайние даты)
Д. __________________ На __________________листах
Хранить_________________
Остальные дела оформляются упрощенно (не подшиваются, не нумеруются, заверительная надпись не составляется). При нумерации номера листов ставятся в правом верхнем углу карандашом. В конце дела на отдельном чистом листе делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. Также количество листов в деле выносится на обложку.
Составление описей
На дела постоянного хранения и по личному составу составляются отдельные описи по установленной форме.
Форма годового раздела сводной описи дел
постоянного хранения
| Наименование организации |
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка подписи
Дата
|
Фонд № _______________
Опись № ______________
дел постоянного хранения
за __________ год
|
№№ п/п
|
Индекс дела
|
Название раздела (структурного подразделения), заголовок дела (тома, части)
|
Дата дела (тома, части)
|
Количество листов в деле
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
| |
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ______________________ дел
(цифрами и прописью)
с № _______________ по № ______________, в том числе:
литерные номера: ___________________
пропущенные номера: _______________
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
|
УТВЕРЖДЕНО8
Протокол ЭМК (ЭПК)
архивного учреждения
от _________№ _______
Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись
|
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
организации
от _________№ _______
Председатель ЦЭК (ЭК
Подпись
|
Образец годового раздела описи дел постоянного хранения
|
Наименование
общественного
объединения
Фонд № _____9
Опись № ____
дел постоянного хранения
за 1997 год
|
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
общественного
объединения
Подпись Расшифровка подписи
Дата
|
|
№ п/п
|
Индекс дела
|
Название раздела (структурного подразделения), заготовок дела
|
Дата дела
|
Количество листов
в деле
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
1997 год
|
|
№№ 1–3
|
|
1
|
01-03
|
Протоколы учредительной конференции общественного объединения
|
02.02.1997
03.02.1997
|
57
|
|
|
2
|
01-02
|
Устав общественного объединения
|
03.02.1997
|
18
|
|
|
3
|
01-04
|
Приказы №№ 1–11 руководителя по основной деятельности
|
03.04.1997
15.12.1997
|
47
|
|
|
4
|
01-05
|
Штатное расписание
|
1997
|
7
|
|
|
5
|
01-06
|
Программы и документы к ним
|
|
66
|
|
|
6
|
02-02
|
Годовой бухгалтерский отчет
|
1997
|
12
|
|
В данный раздел описи внесено 6 (шесть) дел с № 1 по № 7.
Наименование Подпись Расшифровка подписи
должности составителя
|
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
общественного
объединения
Председатель ЭК Подпись
|
Образец описи по личному составу
|
Наименование
общественного
объединения
Опись №
дел по личному составу
за ___________ год
|
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
общественного
объединения
Подпись
Дата
|
|
№№ п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела (тома, части)
|
Дата дела (тома, части)
|
Срок хранения дела
|
Количество листов в деле (томе, части)
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
1998 год
|
|
1
|
03-01
|
Приказы №№ 1-33 руководителя общественного объединения по личному составу (прием, перемещение, увольнение, зарубежные командировки)
|
02.01.98
28.12.98
|
75 лет
|
42
|
|
|
2
|
03-04
|
Личные карточки (форма Т-2), уволенных, А-Я
|
1998
|
75 лет
|
12
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
1998 год
|
|
3
|
02-06
|
Лицевые счета сотрудников общественного объединения
|
1998
|
75 лет
|
23
|
*Если лицевые счета не ведутся, то в опись включаются расчетно-платеж-ные ведомости по зарплате
|
|
03-03 Личные дела уволенных
|
|
4
|
|
Арбеник Николай Николаевич
|
03.03.96
11.10.98
|
75 лет
|
7
|
|
|
5
|
|
Борисов Игорь Петрович и т. д.
|
05.07.97
02.05.98
|
75 лет
|
8
|
|
|
03-06 Невостребованные трудовые книжки
|
|
6
|
|
Корбут Ирина Григорьевна
|
|
50 лет
|
|
|
В данный раздел описи внесено 6 (шесть) дел с № 1 по № 6, в том числе за № 6 1 (одна) трудовая книжка.
Наименование
должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
|
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
общественного
объединения
_______ № _____
Дата
Председатель ЭК
Подпись
|
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК
государственного архива
Подпись
_______ № ______
Дата
Председатель ЭМК госархива
Подпись
|
Составление описей осуществляется в течение 2-х лет после завершения дел в делопроизводстве. Так, в 2001 году в ОО должны быть составлены описи по 1998 год включительно. При заключении договора с государственным архивом последний обязан оказывать методическую помощь ОО в составлении номенклатуры дел и описей, рассматривать и согласовывать на ЭМК номенклатуры дел, описи дел по личному составу и утверждать описи дел постоянного хранения.
7 Указывается индекс дела.
8 Заполняется в случае заключения договора с государственным архивом.
9 Заполняется государственным архивом.
|