Общие требования к документированию устанавливает Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом Председателя Комитета по архивам и дело производству РБ от 23 мая 1995 г. №13.

     Вопросы работы с документами ОО регулируются законодательством Республики Беларусь, нормативно–методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, уставом и положениями ОО.

     В соответствии с приказом Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25.05.93 N 12 "О нормативно–методических актах и документах", до принятия национального законодательства в области архивного дела и делопроизводства, в республике действует порядок ведения делопроизводства, определенный нормативно–методическими документами бывших Главархива и Госстандарта СССР. В примерной инструкции приводится перечень основных нормативных документов, государственных стандартов, которые необходимо использовать при ведении делопроизводства:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М. 1991.

2. ГОСТ 16487–83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

3. ГОСТ 6.38–90. Унифицированные системы документации. Система организационно–распорядит ельной документации. Требования к оформлению документов.

4. ГОСТ 6.10.4–84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

5. ГОСТ 17914–72. Обложка дел длительных сроков хранения. Технические условия.

    Основные положения Примерной инструкции распространяются на организационно–распорядит ельную документацию.

    На заявления и жалобы граждан, а также на документы, не относящиеся к системе организационно–распорядит ельной документации (плановая, отчетно–статистическая, расчетно–денежная и др. системы документации), действие Примерной инструкции распространяется в части, касающейся общего порядка работы с документами и подготовки их к сдаче в архив. Особенности оформления и обработки указанных документов регламентируются специальными инструкциями.

    Примерная инструкция устанавливает порядок приема, учета,подготовки, оформления, размножения(тиражирования),контроля исполнения,хранения и использования документов.

    ОО ведут делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно–методических документов, не противоречащих Примерной инструкции. Положения инструкций распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники — машиночитаемые и др., независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкци по делопроизводству.

    Инструкции по делопроизводству ОО, утверждаются их руководителями по согласованию с архивным учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь. Согласование проводится с целью соблюдения ОО действующего законодательства и нормативных документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, единого учета и обеспечения сохранности документов организаций как составной части Национального архивного фонда

    Работники ОО должны быть ознакомлены с установленным порядком работ с документами и инструкцией по делопроизводству. Передача документов или их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководителя организации или структурного подразделения.

    В соответствии с Постановлением Совета министров РБ от 22 декабря 1998 г. N 1947 “О государственном надзоре за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь” государственный надзор за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (далее — Госархивнадзор), которая является государственным надзорным органом в составе Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики.

Согласно п.6 Постановления Госархивнадзор имеет право:

• осуществлять инспектирование архивов и делопроизводственных служб независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, получать доступ к документам и обследовать с соблюдением установленных правил архивные помещения и производственные участки, помещения, где хранятся делопроизводственные и архивные документы;
• требовать от проверяемых предоставления материалов и документов, необходимых для выполнения Госархивнадзором своих задач;
• получать от должностных лиц письменные объяснения по вопросам, возникающим в ходе инспекторских проверок;
• привлекать в установленном Государственным комитетом по архивам и делопроизводству порядке для проведения инспекторских проверок квалифицированных специалистов архивного дела и делопроизводственных служб, научных работников;
• в пределах своей компетенции вносить в республиканские органы государственного управления, местные исполнительные и распорядительные органы представления о выявленных фактах нарушения должностными лицами государственных органов, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности законодательства об архивах и ведении делопроизводства;
• привлекать к административной ответственности в соответствии с действующим законодательством должностных и физических лиц, а также вносить предложения в Государственный комитет по архивам и делопроизводству об ответственности руководителей, допустивших нарушения законодательства по архивному делу и установленного порядка ведения делопроизводства.

    Предписания Госархивнадзора в пределах предоставленных ему прав обязательны для исполнения.

    В соответствии с Постановлением Кабинета министров РБ от 1 октября 1996 г. N 643 “Об утверждении положения о порядке ведения делопроизводства по обращения граждан” делопроизводство по обращениям граждан в организациях ведется отдельно от других видов делопроизводства. Руководители организаций несут персональную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан.

    Все поступающие обращения граждан в организации должны быть зарегистрированы в день их поступления. При личном приеме граждан их устные и письменные обращения также подлежат регистрации в установленном порядке.

    Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны ответы в соответствии с законодательством. Ответы на обращения граждан дают уполномоченные должностные лица организаций. Ответ может быть дан в письменной или устной форме.

    Нарушение законодательства в организации и ведении делопроизводства, проявившееся в:

• несоблюдении государственных стандартов в оформлении документов;
• несоблюдении требований, предъявляемых к порядку работы с документами, их обработки, движения и хранения, влечет предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в размере от пятнадцати до двадцати минимальных заработных плат, в соответствии со ст.89³ КоАП.

    Неправомерный отказ в рассмотрении обращений граждан, нарушение без уважительных причин срока их рассмотрения, принятие решения, противоречащего законодательству, а также невыполнение принятых в связи с обращениями решений наложение штрафа на должностных лиц в размере от двух до пяти минимальных заработных плат.

Разглашение сведений, ставших известными в связи с рассмотрением обращений граждан, если это ущемляет их права и законные интересы, влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от пяти до десяти минимальных заработных плат (ст.167⁷ КоАП).