Подготовка дел к последующему хранению

 Подготовка дел к последующему хранению

Документы ОО, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем хранятся постоянно или временно. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей экспертной комиссией, назначаемой приказом руководителя. Состав экспертной комиссии (ЭК) 35 человек. В состав ЭК можно включать представителей государственных архивов, членов ОО. ЭК рассматривает и согласовывает номенклатуру дел, описи дел, акты на уничтожение. Заседания ЭК протоколируются и проводятся 12 раза в год. Документы, срок хранения которых истек, включаются в акт о выделении документов к уничтожению.

Форма акта о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата

АКТ

___________ № _________

_______________________

(место составления)

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

На основании: __________________________________________

                     (название и входные данные перечня документов

_______________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела:

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню
1	2	3	4	5	6	7

Итого ___________________ дел за _______________ годы

            (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за __________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК)

__________________________________________________________

         (наименование архивного учреждения)

Протокол _______________№ _______________

Наименование должности Подпись Расшифровка

лица, проводившего экспертизу подписи

ценности документов

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

Наименование организации

___________ № __________

Председатель ЦЭК (ЭК) Подпись

Документы в количестве ______________________________ дел,

                                       (цифрами и прописью)

весом ______ кг сданы в __________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемно-сдаточной накладной от ___________

№ _________________

Наименование должности Подпись Расшифровка

работника организации, подписи

сдавшего документы

Уничтожение документов без составления описей является незаконным. На дела постоянного хранения и по личному составу одновременно с актом составляются описи.

Оформление дел для последующего хранения включает в себя комплекс работ по оформлению обложки дела, брошюровке, нумерации листов и составлении заверительной надписи. Таким образом оформляются дела постоянного хранения и по личному составу (сроком хранения 75 лет).

Форма обложки дела постоянного и временного

(свыше 10 лет) хранения

______________________ _________________________

______________________ _________________________

______________________ _________________________

_______________________________________________________

      (наименование вышестоящей организации, организации

                                и структурного подразделения)

Дело №⁷ _________________ Том ____________________

_________________________________________________

_________________________________________________

_________________________________________________

_________________________________________________

                              (Заголовок дела)

Ф. __________________ __________________________

Оп. _________________ дата (крайние даты)

Д. __________________ На __________________листах

Хранить_________________

Остальные дела оформляются упрощенно (не подшиваются, не нумеруются, заверительная надпись не составляется). При нумерации номера листов ставятся в правом верхнем углу карандашом. В конце дела на отдельном чистом листе делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. Также количество листов в деле выносится на обложку.

Составление описей

На дела постоянного хранения и по личному составу составляются отдельные описи по установленной форме.

Форма годового раздела сводной описи дел

постоянного хранения

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата

Фонд № _______________

Опись № ______________

дел постоянного хранения

за __________ год

№№ п/п	Индекс дела	Название раздела (структурного подразделения), заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ______________________ дел

                                                            (цифрами и прописью)

с № _______________ по № ______________, в том числе:

литерные номера: ___________________

пропущенные номера: _______________

Наименование должности Подпись Расшифровка

составителя описи подписи

Дата

Заведующий архивом Подпись Расшифровка

(лицо, ответственное за архив) подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО8 Протокол ЭМК (ЭПК) архивного учреждения от _________№ _______ Председатель ЭМК (ЭПК) Подпись

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации от _________№ _______ Председатель ЦЭК (ЭК Подпись

Образец годового раздела описи дел постоянного хранения

Наименование общественного объединения Фонд № _____9 Опись № ____ дел постоянного хранения за 1997 год

УТВЕРЖДАЮ Руководитель общественного объединения Подпись Расшифровка подписи Дата

№ п/п	Индекс дела	Название раздела (структурного подразделения), заготовок дела	Дата дела	Количество листов в деле	Примечания
1	2	3	4	5	6
1997 год
№№ 13
1	01-03	Протоколы учредительной конференции общественного объединения	02.02.1997 03.02.1997	57
2	01-02	Устав общественного объединения	03.02.1997	18
3	01-04	Приказы №№ 111 руководителя по основной деятельности	03.04.1997 15.12.1997	47
4	01-05	Штатное расписание	1997	7
5	01-06	Программы и документы к ним		66
6	02-02	Годовой бухгалтерский отчет	1997	12

В данный раздел описи внесено 6 (шесть) дел с № 1 по № 7.

Наименование         Подпись                  Расшифровка подписи

должности составителя

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК общественного объединения Председатель ЭК Подпись

Образец описи по личному составу

Наименование общественного объединения Опись № дел по личному составу за ___________ год

УТВЕРЖДАЮ Руководитель общественного объединения Подпись Дата

№№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения дела	Количество листов в деле (томе, части)	Примечания
1	2	3	4	5	6	7
1998 год
1	03-01	Приказы №№ 1-33 руководителя общественного объединения по личному составу (прием, перемещение, увольнение, зарубежные командировки)	02.01.98 28.12.98	75 лет	42
2	03-04	Личные карточки (форма Т-2), уволенных, А-Я	1998	75 лет	12

 

1	2	3	4	5	6	7
1998 год
3	02-06	Лицевые счета сотрудников общественного объединения	1998	75 лет	23	*Если лицевые счета не ведутся, то в опись включаются расчетно-платеж-ные ведомости по зарплате
03-03 Личные дела уволенных
4		Арбеник Николай Николаевич	03.03.96 11.10.98	75 лет	7
5		Борисов Игорь Петрович и т. д.	05.07.97 02.05.98	75 лет	8
03-06 Невостребованные трудовые книжки
6		Корбут Ирина Григорьевна		50 лет

В данный раздел описи внесено 6 (шесть) дел с № 1 по № 6, в том числе за № 6 1 (одна) трудовая книжка.

Наименование

должности              Подпись    Расшифровка

составителя описи                    подписи

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК общественного объединения _______ № _____ Дата Председатель ЭК Подпись

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭМК государственного архива Подпись _______ № ______ Дата Председатель ЭМК госархива Подпись

Составление описей осуществляется в течение 2-х лет после завершения дел в делопроизводстве. Так, в 2001 году в ОО должны быть составлены описи по 1998 год включительно. При заключении договора с государственным архивом последний обязан оказывать методическую помощь ОО в составлении номенклатуры дел и описей, рассматривать и согласовывать на ЭМК номенклатуры дел, описи дел по личному составу и утверждать описи дел постоянного хранения.

---

⁷ Указывается индекс дела.

⁸ Заполняется в случае заключения договора с государственным архивом.

⁹ Заполняется государственным архивом.