Организация работы с документами
Организация работы с документами
Станкевич Наталья Васильевна,
координатор тренинговых программ
БРОО “Объединенный путь;
Асоскова Галина Федоровна,
главный экономист отдела мотивации труда и тарифной системы управления труда и заработной платы Министерства труда Республики Беларусь
(глава 5 из книги Правовое положение общественных объединения в Республике Беларусь: Сборник авторских статей/ Е.Н. Липская, А.Н. Ботян, П.В. Рагойша и др.; Под общ. ред. Е.Н. Липской. — Мозырь: Издательский Дом «Белый ветер», 2001. — 372 с.)
Введение
В соответствии с Законом Республики Беларусь О внесении изменений в Закон Республики Беларусь О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь от 06.01.1999 в Национальный архивный фонд Республики Беларусь включены документы, образующиеся в процессе деятельности общественных объединений.
Документы ОО включаются в негосударственную часть Национального архивного фонда Беларуси с момента введения их регистрации в установленном законом порядке. По согласованию с органами государственной архивной службы документы общественных объединений могут быть приняты на государственное хранение.
Общественные объединения обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, хранению, установленные государственной архивной службой Республики Беларусь. Нарушение законодательства в организации и ведении делопроизводства, проявившееся в несоблюдении государственных стандартов в оформлении документов, несоблюдении требований, предъявляемых к порядку работы с документами, их обработки, движения и хранения, влечет предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в размере от пятнадцати до двадцати минимальных заработных плат1. Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или долгосрочного хранения, причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа на граждан в размере от трех до пяти минимальных заработных плат и на должностных лиц от пяти до двадцати минимальных заработных плат.2
ОО также должны обеспечить условия хранения документов в создаваемых для этой цели архивах, а также их сохранность. Выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению, отказ от передачи в установленных законом случаях документов на государственное хранение влекут предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в размере от пятнадцати до двадцати минимальных заработных плат3 .
В объеме предложенной Вашему вниманию главы невозможно рассмотреть все вопросы по организации работы с документами и тем более, привести образцы их форм и примеры заполнения. Поэтому Вам приведется обращаться за дополнительной информацией к источникам, приведенным в приложении.
1 Статья 89.3 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях. См. также главу Отдельные вопросы административной ответственности должностных лиц общественных объединений .
2 Статья 89.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.
3 Статья 89.2 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.
Что должно иметь каждое ОО
В каждом ОО должна быть разработана и утверждена номенклатура дел, в соответствии с которой оформляются дела, возникающие в ОО в течение делопроизводственного года. Все ОО должны иметь журнал регистрации входящих документов и журнал регистрации внутренних и исходящих документов, а также разработать общие бланки и бланки для писем в соответствии с СТБ 6.38-95 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Документы, не относящиеся к организационно-распорядительной документации (отчетные, бухгалтерские и др.), оформляются в соответствии с требованиями соответствующих нормативных актов.
Составление номенклатуры дел
В целях правильного формирования и учета дел в ОО составляется номенклатура дел. Номенклатурой дел является систематизированный список наименований дел, образующихся в процессе деятельности ОО с указанием сроков их хранения.
Работу по составлению номенклатуры дел организует руководитель ОО. Номенклатура дел составляется лицами, ответственными за делопроизводство, на основе предложений, подготавливаемых структурными подразделениями или сотрудниками (членами) ОО. Номенклатура дел подписывается руководителем ОО, согласовывается экспертной комиссией (ЭК) ОО и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждается руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года приказом (распоряжением). Номенклатура дел согласовывается с государственным архивом 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Ежегодно номенклатура уточняется, и, в случае необходимости, в нее вносятся изменения.
Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе документационное обеспечение управления (ДОУ), второй используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в архиве, четвертый в государственном архиве. Первый экземпляр является документом постоянного хранения. Он регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии или других структур, которые осуществляют ДОУ. Номенклатуры структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив. Номенклатурой дел должны быть предусмотрены все документы и дела, как получаемые, так и создаваемые в ОО, и отражающие документируемые ими направления деятельности. В номенклатуре дел должно быть учтено раздельное формирование дел постоянного и временного хранения.
Схема построения номенклатуры дел организации
(Разделы номенклатуры)
В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях, не имеющих устойчивой структуры и бесструктурных, схема номенклатуры дел строится по структурно-функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления на структурные части).
Пример схемы номенклатуры, построенной
по структурному принципу
01 Общий отдел.
02 Бухгалтерия.
03 Отдел кадров.
04 Юрисконсульт.
Пример схемы номенклатуры, построенной
по структурно-функциональному принципу
01 Руководство.
02 Организационно-методическая работа.
03 Спортивно-массовая работа.
04 Тренерский совет.
05 Бухгалтерия.
06 Отдел кадров.
Пример схемы номенклатуры, построенной
по функциональному принципу
01 Руководство или исполнительная дирекция.
02 Планирование.
03 Финансирование.
04 Учет и отчетность.
05 Кадры.
Дела с протоколами, приказами по основной деятельности, уставами, положениями, свидетельствами о регистрации включаются в первый раздел Руководство. Внутри разделов номенклатуры дела располагаются по степени важности документации в логической последовательности.
Графы номенклатуры
Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой:
Название раздела
Графа 1
В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов номера структурного подразделения или соответствующего раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах подразделения (раздела). Цифры индекса разделяются дефисом.
Пример: 02-01, 02-02, 02-03 и т. д.
В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые названия. Например, дело Приказы исполнительного директора по основной деятельности. Копии в номенклатуре дел структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-02, 03-02, 04-02 и т. д.
Дела, в которых откладываются документы по проблемам, разрешаемым в течение двух и более лет, включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.
В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует оставлять несколько резервных индексов для незапланированных дел в течение года.
Графа 2
В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел. Заголовки дел по вопросам, которые решаются более одного года (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года в течение всего срока, необходимого для решения вопроса.
Заголовки дел
Заголовок дела должен быть кратким, четким и полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в дело.
Заголовок включает:
название рода дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (уставы, положения, протоколы, акты, приказы, планы, отчеты, докладные записки, справки и т. д.);
указание автора документа (краткое название организации ее структурного подразделения или должностного лица);
Пример: Приказы директора Отчет комитета
указание адресата или корреспондента документа;
Пример: Переписка с Министерством юстиции Республики Беларусь
краткое содержание документов дела (название темы дела);
Пример: Отчет комитета о
В заголовках нельзя использовать неконкретные формулировки (разная переписка), определения, в которых вид документа заменен неким действием (исследование, рассмотрение и т. д.).
В заголовках термин дело используется при заведении личных, судебных, арбитражных дел, а также при объединении различных документов, связанных последовательностью решения какого-либо вопроса.
Пример: Выездные дела специалистов, командированных за границу.
Термин документы используется:
при группировке в дело документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства (в конце подобного заголовка указывается не более трех основных разновидностей документов данного дела);
Пример: Документы о проведении Республиканских соревнований школьников-инвалидов (положение, протоколы, отчеты и др.);
в делах, содержащих приложения к основному документу или группе документов.
Пример: Документы к протоколам №№ заседаний Правления (доклады, информация, справки и др.).
В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими разнородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) указанных корреспондентов, как правило, не перечисляются.
Пример: Переписка об информационном обмене...
В заголовках с перепиской необходимо указывать название корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом) и содержание переписки.
Пример: Переписка с Министерством труда Республики Беларусь о составлении отчетов по загранкомандировкам.
В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) корреспондентов указывается обобщенно.
Пример: Переписка с зарубежными общественными организациями об образовательных программах...
Последовательность расположения
Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения): распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки также располагаются по степени важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями. Заголовки систематизируются в следующем порядке: законы Республики Беларусь, постановления и распоряжения Национального собрания Республики Беларусь, указы, декреты, распоряжения Президента Республики Беларусь, распоряжения Администрации Президента Республики Беларусь, постановления и распоряжения Совета Министров Республики, уставы (положения об организации), протоколы, приказы, штатные расписания, планы (годовые и текущие), отчеты (годовые, квартальные, месячные), информации, справки, сведения, акты, переписка. Порядок систематизации прочих категорий определяется составителем номенклатуры в соответствии с их значимостью.
Графа 3
Графа 3 номенклатуры дел Количество дел (томов) заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел определенной категории, заведенных в организации в течение года. Более того, нужно помнить, что в номенклатуру будущего года включаются все тома переходящего дела.
Графа 4
В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственному или типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней. Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются экспертной комиссией организации. Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом наименование должности руководителя службы ДОУ.
Графа 5
В графе 5 Примечание проставляются отметки о заведении дел, передаче дел в другие организации или структурные подразделения для продолжения, о незаведении дел, переходящих делах, включении дел в акт на уничтожение, лицах, ответственных за формирование дел, и др.
На последнем листе номенклатуры дел помещаются виза заведующего архивом, подпись руководителя службы ДОУ, гриф согласования номенклатуры дел ЦЭК (ЭК) организации, гриф согласования с ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения, а также итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, которая заполняется в конце календарного года и подписывается руководителем службы ДОУ.
Примерная номенклатура дел общественного объединения
Эмблема
|
Наименование общественного
объединения Дата ______ №______ г. Минск на ________ год |
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель общественного объединения _______ ___________ (подпись) (расшифровка подписи) Дата ___________ |
|
Индекс дела |
Наименование раздела, заголовок дела (тома, части) |
Кол-во дел (томов, частей) |
Срок хранения дела и номера статей по перечню |
Примечания |
|
01 |
02 |
03 |
04 |
05 |
|
01 Руководство |
||||
| 01-01 | Законы Республики Беларусь (РБ), Постановления Национального собрания РБ, декреты, указы, распоряжения Президента РБ, постановления и распоряжения Совета Министров РБ |
до минования надобности,
ст. 16 |
||
| 01-02 | Устав общественного объединения и свидетельство о регистрации |
постоянно,
ст. 37а |
||
| 01-03 | Протоколы (стенограммы) съездов, конференций, собраний, заседаний членов (участников) общественного объединения и документы к ним |
постоянно,
ст. 17а |
||
| 01-04 | Приказы по основной деятельности |
постоянно,
ст. 19а |
||
| 01-05 | Штатное расписание |
постоянно,
ст. 52а |
||
|
01 |
02 |
03 |
04 |
05 |
| 01-06 | Программы и документы к ним |
постоянно,
ст. 66а |
||
| 01-07 | Отчеты по выполнению программ |
постоянно,
ст. 292а |
||
| 01-08 | Переписка по основным вопросам деятельности |
10 лет ЭПК,
ст. 796 |
||
| 01-09 | Переписка по хозяйственным вопросам |
3 года,
ст. 335 |
||
| 01-10 | Заявление о приеме и выходе из членов общественного объединения |
3 года,
ст. 1242 |
||
| 01-11 | Информационные подборки из периодических печатных изданий |
до минования надобности,
ст. 872 |
||
| 01-12 | Журнал регистрации приказов по основной деятельности |
до минования надобности,
ст. 106а |
||
| 01-13 | Журнал регистрации входящей корреспонденции |
3 года,
ст. 106б |
||
| 01-14 | Журнал регистрации исходящей корреспонденции |
3 года,
ст. 106б |
||
| 01-15 | Номенклатура дел |
постоянно,
ст. 95а |
||
| 01-16 | Описи дел постоянного хранения, по личному составу, акты о выделении документов к уничтожению |
постоянно,
ст. 115, 117 |
||
|
02 Финансирование |
||||
| 02-01 | Инструктивно-методические документы по финансово-экономическим вопросам и налогообложению |
до минования надобности,
ст. 21б |
||
| 02-02 | Годовой бухгалтерский баланс |
постоянно,
ст. 303а |
||
|
01 |
02 |
03 |
04 |
05 |
| 02-03 | Годовые статистические отчеты, представленные в налоговые органы |
постоянно,
ст. 293, 304б |
||
| 02-04 | Документы по финансированию программ (программы, сметы, заявки и др.) |
5 лет*,
ст. 232 |
*при условии проведения ревизии | |
| 02-05 | Расчетно-платежные ведомости по зарплате |
3 года*,
ст. 312 |
*при отсутствии лицевых счетов хранятся 75 лет | |
| 02-06 | Лицевые счета по начислению зарплаты |
75 лет,
ст. 311а |
||
| 02-07 |
Кассовые и банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции (извещения и выписки банков, акты о приеме, сдаче и списании документов, квитанции, накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты, платежные
поручения и др.) |
3 года*,
ст. 310 |
*при условии проведения ревизии | |
| 02-08 | Документы об инвентаризации (акты, инвентарные описи, сличительные ведомости и др.) |
3 года*,
ст. 323 |
*при условии проведения ревизии | |
| 02-09 | Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера и др.) |
3 года*,
ст. 317 |
*при условии проведения ревизии |
|
01 |
02 |
03 |
04 |
05 |
|
| 02-10 | Вспомогательные и контрольные книги, журналы, кассовые книги, оборотные ведомости |
3 года*,
ст. 317 |
*при условии проведения ревизии | ||
| 02-11 | Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений, др. |
3 года,
ст. 319 |
|||
| 02-12 | Хозяйственные договора, трудовые соглашения, договора-подряды |
3 года*,
ст. 337 |
*при условии проведения ревизии | ||
| 02-13 |
Договора о купле-продаже иностранной валюты и документы
к ним |
3 года,
ст. 104* |
*перечень Нацбанка (Мн.1995) при условии проведения ревизии | ||
| 02-14 | Акты приема-сдачи выполненных работ |
3 года,
ст. 103б |
|||
| 02-15 | Договора об аренде помещений и документы к ним |
3 года
ст. 1097* |
*После истечения срока действия договора | ||
| 02-16 |
Документы о проведении документальных ревизий финансовой деятельности (акты, справки, отчеты
и др.) |
5 лет,
ст. 333, 334* |
*при условии проведения ревизии | ||
|
03 Кадры |
|||||
| 03-01 | Приказы по личному составу (прием, перемещение, увольнение, зарубежные командировки) |
75 лет,
ст. 19б |
|||
|
01 |
02 |
03 |
04 |
05 |
| 03-02 | Приказы о предоставлении отпусков, командировках |
3 года,
ст. 19б |
||
| 03-03 | Личные дела | 75 лет, ст. 498б | ||
| 03-04 |
Личные карточки
(форма Т-2) |
75 лет,
ст. 504 |
||
| 03-05 | Списки членов общественного объединения |
постоянно,
ст. 513 |
||
| 03-06 | Невостребованные трудовые книжки |
50 лет,
ст. 524 |
||
| 03-07 | Книга учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним |
50 лет,
ст. 526а |
||
| 03-08 | Журнал учета командировок | 3 года, ст. 536а | ||
| 03-09 | Журнал учета зарубежных командировок |
5 лет,
ст. 536б |
||
| 03-10 | Переписка об оформлении зарубежных командировок |
5 лет,
ст. 538б |
||
| 03-11 | Журнал учета выдачи справок с места работы |
3 года,
ст. 547 |
При составлении номенклатуры дел использован Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. (М., 1989 г.)
|
_____________________
(наименование должности составителя номенклатуры) СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК общественного объединения ________ № ________ Председатель ЭК_____ Подпись _____________ |
__________ ___________________ (подпись) (расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО4 Протокол ЭМК государственного архива
________ №_______ Председатель ЭМК ______ Подпись _____________ |
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в организации.
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой ЭПК |
||
|
01 |
02 |
03 |
04 |
| постоянного | |||
| временного (свыше 10 лет) | |||
| временного (до 10 лет включительно) | |||
|
Итого: |
|||
______________________ _________ _________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка
руководителя службы подписи)
ДОУ организации)
Дата _______________
4 Согласовывается при условии заключения договора с государственным архивом.
Формирование дел
Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Группировка дел
Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на исполненных документах В дело №_____ и в строгом соответствии документов заголовку дела по номенклатуре. При этом проверяется правильность оформления документов, т. е. наличие на них подписей, даты, индекса, отметки об исполнении, и других необходимых реквизитов документов.
При формировании дел требуется строго соблюдать состав документов, которые должны помещаться в деле. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, рабочих вариантов (проектов) документов, размноженных копий, неисполненных документов, не допускается. Документы постоянного и временных сроков хранения следует группировать в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчеты, приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют различные сроки хранения.
В деле группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел.
Каждое дело должно содержать не более 250 листов (3040 мм толщины). При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением следующего. В дело следует включать по одному экземпляру каждого документа.
Расположение документов в деле
Документы в деле могут располагаться в порядке рассмотрения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и др. Принципы группировки документов могут комбинироваться и варьироваться.
Преимущественно используется вопросно-логический принцип, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (документ-запрос), за ним документ-ответ. Такая систематизация совпадает, как правило, с хронологическим расположением документов (по датам их поступления, исполнения, подписания, утверждения). В делах постоянного хранения документы формируются в прямом хронологическом порядке (с января по декабрь).
При алфавитной систематизации документы группируются исходя из их содержания по алфавиту фамилий, названия корреспондентов и др.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируются и формируются в деле раздельно. Приказы по личному составу, в свою очередь, делятся на две группы:
приказы о приеме, переводе, увольнении, заграничных командировках;
приказы о предоставлении отпусков, поощрении, премировании, взысканиях, командировках.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам и группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых протокол готовился (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов (в последовательности решения вопросов).
Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов к ним. Планы и отчеты к ним хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, отчет за 2000 год, составленный в 2001 году, или план на 2000 год, составленный в 1999 году, должны быть отнесены к 2000 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия: отчеты о выполнении таких планов относятся к последнему году действия плана.
Документы в личных делах располагаются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле; заявления о приеме на работу; направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о местожительстве, медицинских справок о состоянии здоровья, других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменений фамилий и личное дело не подшиваются к личному листку по учету кадров.
Переписка группируется в дела за период календарного года в порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
В начале года на каждое дело, предусмотренное номенклатурой, заводится отдельная папка, на обложку которой переносится индекс дела, заголовок, наименование организации, срок хранения.
Форма обложки дела постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения
_______________________________________________________
(наименование вышестоящей организации, организации
и структурного подразделения)
Дело №5____________________ Том _______________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
(Заголовок дела)
Ф.__________________ .________________________
дата (крайние даты)
Оп. .________________ На ______________ листах
Д.__________________ Хранить_________________
Регистрация документов
Регистрация документов фиксация факта создания или поступления в ОО документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в журналах регистрации. Документы в организациях регистрируются только один раз.
Регистрация входящих документов
Входящие документы регистрируются в журнале регистрации входящих документов в день поступления. Нумерация на входящие документы ведется в пределах календарного года. В правом нижнем углу каждого поступившего документа проставляется регистрационный штамп.
Форма регистрационного штампа
| Наименование организации |
| Дата |
| Индекс |
Высота 16 мм, ширина 41,6 мм.
Индекс входящего документа состоит из его порядкового регистрационного номера.
Журнал
регистрации входящих документов
|
Дата и индекс документа |
Корреспондент |
Дата и индекс поступившего документа |
Краткое содержание |
Резолюция или кому направлен документ |
Отметка об исполнении |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Графа Дата поступления и индекс документа
В этой графе отмечается дата поступления документа и порядковый регистрационный индекс, который ему присваивается в организации, в которую он поступил.
Графа Корреспондент
В графе Корреспондент пишется название организации, откуда поступил документ.
Графа Дата и индекс поступившего документа
В этой графе проставляется дата (арабскими цифрами) и индекс документа, присвоенные документу организацией-автором.
Графа Краткое содержание
В графе Краткое содержание указывается заголовок, сформулированный на документе.
Графа Резолюция
В графе Резолюция переписывается резолюция руководителя, указывается ее автор и дата.
Графа Отметка об исполнении документа
Записи в графе Отметка об исполнении документа должны отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если не требуется составления письменного ответа, делается краткая запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.
Регистрация исходящих и внутренних документов
Исходящие и внутренние документы регистрируются в день их подписания. Нумерация на исходящие и внутренние документы ведется в пределах календарного года.
Инициативному исходящему документу присваивается регистрационный индекс. Индекс этого документа содержит индекс дела, где будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, составившем документ), и через дробь порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в момент регистрации документа).
Например: 01-12/1220, где 01-12 номер дела по номенклатуре, 1220 порядковый регистрационный исходящий номер. На исходящем документе-ответе делается ссылка на исходящий номер документа-запроса. При регистрации нескольких экземпляров одного документа всем экземплярам присваивается единый индекс независимо от времени рассылки.
Журнал
регистрации исходящих и внутренних документов
|
Дата и индекс документа |
Корреспондент |
Краткое содержание документа |
Отметка об исполнении документа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
Графа Дата и индекс документа
В этой графе отмечается дата создания исходящего или внутреннего документа и индекс, который ему присваивается в соответствии с номенклатурой дел. Индекс инициативного исходящего документа содержит индекс дела, где будет храниться копия отправляемого документа, и через дробь порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в момент регистрации документа), например, 0114/425. На исходящем документе-ответе делается ссылка на исходящий номер документа-запроса.
Графа Корреспондент
В графе Корреспондент пишется название организации, которой направляется документ.
Графа Краткое содержание
В графе Краткое содержание указывается заголовок документа.
Графа Отметка об исполнении документа
Записи в графе Отметка об исполнении документа должны отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если не требуется составление письменного ответа, делается краткая запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.
Регистрация документов по основной деятельности и по личному составу
Распорядительные документы по основной деятельности и по личному составу регистрируются после их подписания, как и другие внутренние документы. Но их учет производится в отдельных журналах. Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения), протокола, а